Alur Harian Agen Chat
Panduan praktis memakai menu Chat Rooms (/admin/chat-rooms).
Tampilan Chat Rooms
Arti tiga tab
| Tab | Isinya | Yang biasanya Anda lakukan |
|---|---|---|
| Queue | Percakapan yang belum dipegang siapa pun | Ambil satu, mulai balas |
| Assigned | Percakapan yang sedang ditangani agen | Tempat kerja utama Anda |
| Solved | Percakapan yang sudah diselesaikan | Rujukan / riwayat |
Angka di tab dan isi percakapan ditarik live dari sistem Jasnita, bukan dari database CRM. Jadi tampilannya selalu sama dengan yang dilihat tim di ChatPanel Jasnita. Data disegarkan otomatis setiap beberapa detik.
Penanda pemegang percakapan
Setiap baris menampilkan siapa yang terakhir membalas:
| Penanda | Artinya | Yang perlu Anda lakukan |
|---|---|---|
| 🧠 AI | Balasan terakhir dari AI Agent kita | Boleh dibiarkan, atau ambil alih kalau perlu |
| 👤 Nama agen | Rekan Anda sudah menjawab | Jangan tumpang tindih — koordinasi dulu |
| 👤 Agen | Dibalas dari panel Jasnita langsung; namanya tidak kita ketahui | Sama seperti di atas |
| 🤖 Bot | Autoresponder milik Jasnita (di luar sistem ini) | Belum ada manusia maupun AI kita yang menjawab |
| ⚪ Belum dibalas | Belum ada balasan sama sekali dari sisi kita | Prioritaskan ini |
Kalau sistem tidak bisa memastikan siapa yang membalas, ia menulis "Belum dibalas" — bukan menebak "AI". Dulu semua percakapan tampak dipegang AI, dan itu menyembunyikan percakapan yang sebenarnya menunggu jawaban.
Mengambil alih percakapan
Begitu Anda mengirim pesan manual, percakapan itu otomatis diklaim atas nama Anda dan AI berhenti membalas di percakapan tersebut — terlepas dari pengaturan AI Agent mana pun. Tidak ada tombol tambahan yang harus diingat.
Untuk mengembalikannya ke AI, lepaskan percakapan itu dari panel.
Label percakapan
Anda bisa menandai percakapan dengan label buatan sendiri, mis. "sudah dibalas", "perlu follow-up", "komplain".
| Sifat label | Keterangan |
|---|---|
| Milik tim, bukan pribadi | Semua agen melihat dan memakai label yang sama |
| Nama unik | Mengetik "Sudah dibalas" dua kali tetap menghasilkan satu label |
| Menempel ke nomor kontak | Label tidak hilang walaupun Jasnita mengganti id percakapan |
| 7 pilihan warna | Abu-abu, merah, kuning, hijau, biru, ungu, merah muda |
Kelola daftar label di menu Chat Labels.
Chat baru masuk
Kalau ada chat baru sementara Anda tidak sedang membuka percakapan apa pun, tab Queue akan menarik fokus. Kalau Anda sedang mengetik balasan, fokus tidak diambil — hanya muncul penanda berdenyut, supaya Anda tidak terlempar keluar di tengah kalimat.
Rutinitas harian
Empat tindakan utama
1. Membalas pesan teks
Ketik di kolom pesan, tekan Enter atau tombol kirim. Pesan langsung dikirim lewat gerbang WhatsApp Jasnita dan akan muncul kembali di layar saat panel menyegarkan.
WhatsApp hanya mengizinkan pesan bebas kalau pasien mengirim pesan dalam 24 jam terakhir. Di luar jendela itu, pesan Anda akan ditolak diam-diam oleh Meta walaupun sistem melaporkan "terkirim". Untuk memulai percakapan setelah lewat 24 jam, gunakan Compose Message dengan template.
2. Mengirim berkas / gambar
Pilih berkas, isi keterangan (opsional), kirim. Berkas dikirim ke Jasnita dan bisa dibuka kembali lewat proksi media internal — tidak ada token rahasia yang bocor ke browser.
3. Memulai percakapan baru (Compose Message)
Satu-satunya cara sah menghubungi nomor yang belum pernah chat atau sudah lewat 24 jam.
Daftar template ditarik dari Jasnita — hanya template berstatus aktif yang muncul.
4. Membuat link pembayaran booking manual
Tombol ini ada di panel detail (sisi kanan). Berguna kalau AI tidak dipakai atau kasusnya perlu diurus manual.
Link manual ini tidak membawa jadwal (dokter/tanggal/jam). Setelah lunas, pasien hanya menerima konfirmasi "pembayaran diterima" — jadwalnya harus Anda atur manual. Link dari AI membawa jadwal lengkap dan otomatis membuat janji temu setelah lunas.
Mode testing — penting saat uji coba
Kalau sistem sedang dalam mode testing, perilakunya berubah drastis:
Artinya, saat testing: pasien asli tidak akan pernah menerima pesan apa pun, termasuk link pembayaran. Whitelist diisi admin di menu WhatsApp Business → Whitelist Balasan AI, satu nomor per baris.
Kalau ada masalah
| Gejala | Kemungkinan penyebab | Yang bisa Anda lakukan |
|---|---|---|
| Daftar percakapan kosong | Tidak ada akun WhatsApp Jasnita yang aktif | Hubungi admin |
| "Pesan gagal terkirim" | Jendela 24 jam sudah lewat, atau Jasnita menolak | Pakai Compose Message + template |
| "Tidak ada akun WhatsApp Jasnita aktif" | Akun dinonaktifkan atau bukan gateway Jasnita | Hubungi admin |
| Pesan masuk tidak muncul | Webhook belum terdaftar / antrean pekerjaan mati | Hubungi admin (lihat Troubleshooting) |
| Mode testing: pesan tidak sampai ke pasien | Memang disengaja saat testing | Minta admin mematikan mode testing |